Reduzca la velocidad y escriba mejores correos electrónicos

Los malentendidos son desenfrenados en los lugares de trabajo de hoy en día. Si bien los malos hábitos de comunicación pueden parecer inevitables con los colegas, siempre debemos esforzarnos por comprometernos con claridad y empatía, especialmente a medida que llegamos a depender más del trabajo remoto y la comunicación digital. ¿Cuál es un buen primer paso para mejorar nuestros hábitos? Volver a aprender lo que significa leer cuidadosamente y escribir con claridad.


Dado lo central que es la comprensión de la lectura y la escritura en nuestras vidas virtuales, es hora de recordarnos cómo es la buena comunicación. Como describo en mi libro, Lenguaje corporal digital, leer cuidadosamente es la nueva escucha, y escribir claramente es la nueva empatía. Así que antes de enviar el siguiente correo electrónico, pausa y hágase estas tres preguntas:


  1. ¿Mi correo electrónico es demasiado breve?

  2. ¿Qué tono estoy proyectando?

  3. ¿Ayudaría hablar en su lugar?


1. ¿Mi correo electrónico es demasiado breve?

Una de las razones más obvias por las que nuestras habilidades de lectura disminuyen en el trabajo es que a menudo nos movemos a la velocidad del rayo, lo que hace que los detalles sean fáciles de repasar. La cosa es que muchos de nosotros no estamos tan ocupados como nos gustaría pensar que estamos. Y nos cuesta: nuestra velocidad, y la ansiedad que lo rodea, erosionan nuestro compromiso con la precisión, la claridad y el respeto.

Por lo tanto, ralentiza y siempre haga referencia a los detalles en sus comunicaciones. Si alguien le envía un informe de correo electrónico más largo sobre una reunión virtual, responda a componentes específicos del correo electrónico en lugar de devolver una respuesta general. Muestra que usted pone en el tiempo para leer realmente a través del tiempo y el pensamiento de la otra persona.

La brevedad de los niveles superiores del poder no es infrecuente. Textos descuidados y correos electrónicos más descuidados, malas frases, mala gramática, ortografía atroz — el mensaje es: «¡No tenemos tiempo para importarnos!» En un banco de inversión, había una broma corriendo de que cuanto más alto fueras, menos personajes necesitabas para expresar tu gratitud en un mensaje de texto o correo electrónico. Empezaste tu carrera con «¡Muchas gracias!» y después de un ascenso o dos, esto se redujo a «Gracias».

La brevedad puede hacer que una persona parezca importante, pero también puede dañar a su equipo y a su negocio. Recibiendo un correo electrónico slapdash significa que el destinatario tiene que dedicar tiempo a descifrar lo que significa, causando retrasos y potencialmente dando lugar a errores costosos. Y, de acuerdo con Danielle Gunraj, profesor de psicología de la Universidad de Binghamton, cuando usamos la puntuación que más asociamos con la brevedad —el temido período de sentencia-final — nos encontramos como insinceros.

Un ejecutivo al que llamaré Tom era famoso en nuestra oficina tanto por su descuido como por su brevedad. Una vez, cuando un informe directo le envió un correo electrónico, preguntando: «Tom, ¿quieres que sigamos adelante con este plan o deberíamos reunir más información?» Tom respondió, «sí». Gracias, Tom, vamos a seguir adelante en uno, o ambos, o ninguno. ¡Imagínense cuánto tiempo perdió su equipo debatiendo cuánto tiempo tuvieron que esperar antes de que alguien le señalara que no había respondido a la pregunta!

Experto en liderazgo El Dr. Jaclyn Kostner tiene esto que decir a los ejecutivos sobre el descuido: «Tienes que encontrar el tiempo; de lo contrario, no eres apto para el trabajo y alguien más debería hacerlo. O tal vez usted necesita descargar algunas responsabilidades, porque no hay excusa para enviar correos electrónicos crípticos a la gente». Los líderes no tienen que responder a cada mensaje, pero cuando se requiere una guía importante para el trabajo, sus comunicaciones deben ser claras.

También considere la posibilidad de revisar sus correos electrónicos antes de enviarlos. Muchas veces, la mala interpretación se reduce a una palabra descartada o a una puntuación engañosa. Por lo tanto, aproveche la corrección ortográfica y otros programas de corrección. La corrección de pruebas es a la vez un hábito y una habilidad: hacer que sea un punto de orgullo enviar copias limpias e inequívocas ayudará a las personas a tomar lo que escribes más en serio.


2. ¿Qué tono estoy proyectando?

El tono — la actitud general, o el carácter, de un mensaje — es otro componente clave de las fuertes habilidades de lectura y escritura. Tal vez más que nada, es la mejor herramienta para comunicar empatía. Así que pregúntate: ¿Quién es el destinatario? ¿Quién es el público?

Una cosa que les digo a mis clientes que luchan con la comunicación digital es asegurarse de que tengan en cuenta el impacto visual de su mensaje. Te lo explicaré.

Ethan, un joven gerente que entrené, una vez me habló de una interacción que tuvo con un líder senior que lo dejó sintiéndose inapreciado y menospreciado. Como se le pidió, había enviado a este líder senior un plan detallado para aumentar la productividad entre sus equipos. El plan establecía una forma diferente de trabajar que Ethan estaba seguro de que podría ayudar a los equipos a evitar duplicar sus esfuerzos y crear nuevos niveles de transparencia. Ethan estaba entusiasmado con el plan, e incluso incluyó preguntas específicas para la próxima reunión del equipo. Esperando una respuesta positiva, tal vez incluso algunas preguntas de seguimiento, lo que recuperó del ejecutivo fue esto: «k».

Lo siento, ¿qué? ¿K-qué? ¿K-pop? Ethan se sintió confundido e insultado. El impacto visual de «k» fue que la propuesta clara y completa de Ethan apenas merecía una respuesta en absoluto. ¿Estaba el ejecutivo siquiera pensando en el plan de Ethan, o lo estaban desechando? ¿Significaba «k» que le estaban dando luz verde para proceder, o fue una orden sutil poner su estúpida idea en un segundo plano? Era imposible de decir. Además, ¿el líder principal pensó tan poco de Ethan que no podían molestarse en escribir más de una sola carta? Incluso algo peatonal, como «vale, te contestaré», habría transmitido más respeto y atención que esa «k».

Las deficiencias de tono como la que demostró el jefe de Ethan pueden dañar la moral y coser confusión. No es de extrañar que responder al trabajo duro de alguien con una respuesta de una palabra (o una letra) comunique una falta de empatía hacia la persona en el extremo receptor. No respondas por el bien de responder si no tienes algo sustantivo que ofrecer. Si usted está teniendo uno de esos días en los que no puede prestar atención reflexiva a un correo electrónico, envíe una respuesta rápida confirmando que lo recibió, y hágales saber que planea responder a él más extensamente lo antes posible.


3. ¿Ayudaría hablar en su lugar?

Con tantas plataformas escritas a nuestra disposición, también podemos quedar atrapados en hacer demasiadas pequeñas preguntas en correos electrónicos o chats grupales. Las reuniones telefónicas, de vídeo o en directo pueden obligarnos a hacer las preguntas correctas en lugar de hacer una pequeña pregunta después de la siguiente. También puede ahorrar mucho tiempo mientras genera buena voluntad simultáneamente.

Un cliente alemán me dijo una vez: «Estaba teniendo un correo electrónico interminable de ida y vuelta con un colega francés e indio que estaban teniendo un diálogo circular por escrito, cubriendo el mismo terreno una y otra vez sin entenderse entre sí. Hací que ambos saltaran por teléfono conmigo, hice algunas preguntas de varias maneras diferentes, y llegamos al fondo del tema».

Si acaba de recibir un mensaje de texto o correo electrónico vago o confuso, no tenga miedo de solicitar una conversación telefónica o, si es posible, un video o una reunión en persona. Si se trata de un diálogo sensible, solicitar una llamada rápida muestra que estás siendo considerado. En lugar de hacerte parecer indeciso, esperar unos cuantos latidos antes de responder a las preguntas muestra a la otra persona que estás escuchando y tomando tu trabajo en serio.

La falta de señales como contacto visual, tono de voz o lenguaje corporal para aclarar lo que otra persona quiere decir hace que la comunicación digital sea un reto. En lugar del lenguaje corporal tradicional, tener las habilidades para leer y escribir cuidadosamente es esencial para las organizaciones que quieren asegurarse de que sus equipos estén en la misma página y sobresalen en nuestro mundo virtual. HBR

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