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¿Deberías obtener un CRM 'gratis'?

¿Valen la pena los CRM gratuitos? Lo son, siempre y cuando entiendas por qué.



Para empezar, la mayoría de estas versiones gratuitas se adaptan a muy pocos usuarios. En el caso de Bigin, solo puede tener uno o dos usuarios a la vez. Algunos, como Agile CRM, permitirán hasta diez usuarios. Pero en su mayor parte, una aplicación CRM gratuita es realmente solo para que una persona la use como administrador de contactos individual. Encontrará muchas de las características que se ofrecen de manera similar en los productos de oficina proporcionados por Microsoft 365 y Google G Suite, como crear contactos, tomar notas y crear tareas. Si tiene, o planea tener, un grupo de trabajo de más de unas pocas personas, rápidamente se encontrará con limitaciones que lo obligarán a avanzar al siguiente nivel pagado.


Las características que ofrecen los CRM gratuitos son limitadas, pero atractivas. La mayoría de las versiones populares brindarán a los usuarios la posibilidad de crear algunas oportunidades y campañas simples. Bigin permitirá rastrear "tuberías múltiples", enviar y recibir correos electrónicos e incluso integraciones con otras aplicaciones externas y de Zoho. Agile, Zoho e Insightly incluso le permitirán crear un flujo de trabajo o dos para automatizar algunas de las cosas que hace, como responder automáticamente a los mensajes o crear seguimientos basados ​​en una actividad previa. El propósito de todo esto es atraerlo a querer más y, por lo tanto, a actualizar a la próxima versión.


Ésto es una cosa buena. Quieres ser seducido. Pasar a la siguiente versión significa que has logrado algo: estás trabajando con una aplicación CRM lo suficientemente bien como para querer más.



El uso de un CRM gratuito lo ayudará a evitar errores costosos al decidir y finalmente implementar su producto final. Porque, seamos sinceros: no eres un experto en CRM. No eres un experto en estos productos. Para que comprenda completamente las fortalezas y debilidades de una aplicación, tendrá que probarla, y no solo una prueba de manejo, sino un largo viaje sinuoso.

Entonces, si está investigando una aplicación CRM, mi consejo es que comience primero con un CRM gratuito. Tal vez sea uno de los productos que mencioné anteriormente o tal vez sea una versión de prueba de otro producto (por cierto, muchos proveedores dicen que las pruebas son válidas por 30 días, pero la mayoría extenderá el período de tiempo por otro mes o dos si lo solicita).


Le recomiendo que elija una o dos personas buenas e independientes en su equipo de ventas y servicio y les pida que participen. Pídales que usen la versión gratuita por un período de tiempo y luego informen sus hallazgos. Si todo va bien, puede comenzar a expandir el uso en toda la empresa y se lo alentará a comenzar a pagar. También tendrá una persona interna ahora que, aunque no es un experto, sin duda es más inteligente sobre las capacidades de la aplicación y será fundamental para determinar cómo se utilizará la aplicación en toda la empresa.



Puede decidir, después de usar un CRM gratuito durante un tiempo, que no es exactamente su taza de té. También puede ser la causa de que decidas no obtener un CRM en absoluto porque tú o tu organización no tienen la cultura para ello. Bueno.

Descalificar un producto de software puede ser tan rentable para usted como seguir adelante con uno. No perdiste tu tiempo. Te volviste más inteligente sobre lo que necesitas y lo que deberías estar buscando. Su próxima elección será aún mejor. Tengo algunos clientes que trabajaron a través de dos o tres CRM gratuitos o de prueba en el transcurso de un año antes de decidirse por el mejor para sus organizaciones. Tengo otros clientes que abandonaron por completo su búsqueda de CRM después de descubrir que realmente necesitaban una aplicación diferente, como algo para el comercio electrónico o la entrada de pedidos.


A esos clientes les ha ido bien con sus elecciones. Pero no habrían tenido la opción si no hubieran usado un producto gratis por un tiempo. Gratis es bueno. Pagado es mejor. Use ambos para tomar su decisión. (Forbes)




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